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Gestione Agende

Benvenuto sulla pagina relativa al servizio OPS (Online Planning Service), che permette la gestione multi-agenda, multi-utente e "per delega" di molteplici agende specializzate.
Ogni utente può infatti attivare un numero indefinito di agende (divenendone titolare) ed organizzarle in gruppi in modo da assegnare permessi di utilizzo differenti a ciascun gruppo.
Ogni agenda può appartenere a più gruppi contemporaneamente ed è caratterizzata da un tipo specifico in modo da gestire solo ed esclusivamente i dati ad essa pertinenti.
Ogni utente può appartenere a più gruppi contemporaneamente e per ciascuno riceve visibilità delle agende ad esso appartenenti associate ai relativi permessi.

Chiariamo meglio con un facile esempio: il titolare di un'azienda desidera gestire la propria agenda personale, quella professionale e la disponibilità di una sala riunioni o di un'auto di servizio.
In tal caso il titolare attiverà tre agende (personale, professionale, sala riunioni); definirà tre gruppi (tutto, riservato, dipendenti); assocerà l'agenda personale al solo primo gruppo, quella professionale ai primi due gruppi e quella relativa alla sala riunioni ai tre gruppi.
In questo modo, iscrivendo se stesso al primo gruppo, la segretaria al secondo gruppo e gli altri dipendenti al terzo gruppo, otterrà di riservarsi visibilità e operatività su tutte le agende, permettere alla segretaria di operare sull'agenda professionale e su quella della sala riunioni ma non avere visibilità dell'agenda personale del titolare ed infine consentire a tutti gli altri dipendenti esclusivamente la possibilità di riservare spazi di utilizzo della sala riunioni.
Nota: in realtà è anche possibile limitare l'operatività di un utente ad alcune operazioni (es. solo lettura) sulle agende del gruppo cui viene associato.

Riassumendo, il sistema OPS consente di attivare molteplici agende da parte di un titolare, raggruppare le agende in gruppi funzionali e concedere una operatività limitata ad altri utenti sulle agende di un gruppo.
Il sistema OPS è costituito da due applicazioni Android: modulo OPS e modulo POP.
Il modulo OPS viene generalmente utilizzato solo dal titolare delle agende ed eventualmente dalla segreteria.
Il modulo POP viene generalmente utilizzato dai collaboratori per prenotare slot temporali sulle agende cui sono abilitati. In questo modo si ha modo di circoscrivere le informazioni relative agli appuntamenti visibili ai collaboratori.

Sono disponibili le seguenti agende demo, programmate come segue:
Agenda 1: settimana lavorativa 08:00-18:00 con pausa pranzo 13:30-14:30, sabato e domenica riposo. Giorno 04.10.2017 dalle 10:00 alle 14:00
Agenda 2: settimana LUN-MAR-VEN 11:00-14:00, MER-GIO 10:00-15:00 con pausa 13:00-14:00, SAB 08:00-13:00, DOM riposo.

Modulo OPS

Descriviamo nel seguito le principali caratteristiche e funzionalità del modulo OPS.
Nota: è necessario richiedere l’accesso all’area riservata del nostro sito per poter scaricare la versione dimostrativa del servizio.

Installazione
Per installare OPS seguire la seguente procedura:
- attivare nei Settings (Impostazioni) di Android del cellulare le origini sconosciute;
- scaricare il programma; qui è disponibile la versione 0.34 di OPS;
- installarlo;
- riportare i Settings (Impostazioni) di Android al valore precedente.
Eseguendo il programma per la prima volta è necessario immettere il codice di licenza nella sezione Settings del programma, raggiungibile tramite l'icona a forma di ruota dentata posta in alto a destra sulla schermata principale.

Schermata principale
In alto, da sinistra a destra, si vedono l'icona per terminare il programma, il nome del programma e l'icona per passare alla schermata dei Settings del programma.
Segue l'elenco delle agende su cui l'utente è abilitato ad operare.
Per accedere ai dettagli di una specifica agenda ed effettuare delle prenotazioni o visualizzarne lo stato è sufficiente premere sul pannellino che riporta il nome dell'agenda su cui si desidera operare.
Sul fondo, accanto alla nota di copyright è riportata la versione del programma, informazione utile in caso di problemi.

Schermata dei Settings
Nella schermata dei Settings del programma è possibile anche immettere una password opzionale; tale password, registrata solo localmente sul device (smartphone o tablet), permette di impedire a terzi l'uso del programma nel caso vengano in possesso del device.
Per eliminare una password immessa precedentemente è sufficiente tornare nei Settings del programma ed azzerare il contenuto di questa opzione.
Immesso il codice licenza e l'eventuale password, utilizzare l'icona del dischetto posta in alto a destra della schermata dei Settings del programma per registrare tali valori e tornare alla schermata principale.
L'icona in alto a sinistra a forma di freccia rivolta a sinistra indica il comando per tornare alla schermata principale.
Nota: solo la prima volta (o dopo aver modificato il codice licenza) sarà necessario terminare il programma ed avviarlo nuovamente affinchè le modifiche vengano attivate.

Schermata agenda
In alto, da sinistra a destra, si vedono l'icona per tornare alla schermata principale, il nome dell'agenda visualizzata e l'icona per richiedere un refresh dei dati mostrati.
Segue il comando per selezionare la data i cui dati di prenotazione si desidera controllare; premendo sulla data visualizzata viene mostrato un calendario che permette di selezionare una qualunque data a partire dal giorno corrente e per i tre mesi successivi.
Segue uno schema che mostra la disponibilità degli slot temporali per la giornata selezionata. I colori specificano la natura dei vari slot temporali.
Le caselle in grigio indicano gli slot disponibili, quelle in verde gli slot occupati e quelle in rosso gli slot non disponibili (es. pausa pranzo, orari di chiusura, etc).
Le caselle di colore verde riportano le informazioni complete dell'appuntamento (compreso il nominativo di chi l'ha fissato); nel caso di appuntamenti che occupino più di uno slot temporale, un apposito messaggio specifica tale circostanza sui pannelli successivi a quello iniziale.
Premendo su un pannello di colore verde si ha l'opportunità di eliminare tale appuntamento rispondendo affermativamente alla richiesta di conferma.
Premendo su un pannello di colore grigio si passa alla schermata per l'immissione dei dati di un appuntamento.
Premendo su un pannello di colore rosso non si ha alcun effetto.
Quando si effettua la registrazione di un appuntamento, l'agenda del giorno selezionato viene ricaricata in modo da essere aggiornata anche in funzione di eventuali appuntamenti fissati da altri.
Tale operazione di refresh può essere forzata in ogni momento tramite il tasto in alto a destra.
Per terminare il programma, tornare alla schermata principale ed utilizzare l'apposita icona posta in alto a sinistra.
Nota: prima di fissare un appuntamento è consigliabile effettuare un refresh dei dati mostrati in modo da aggiornarli con quelli eventualmente immessi da altri autorizzati ad operare sulla medesima agenda; comunque, in caso di concomitanza di registrazioni, prevarrà la prima richiesta e le altre riceveranno un apposito messaggio.

Schermata registrazione appuntamento
In alto, da sinistra a destra, si vedono l'icona per tornare alla schermata agenda, la funzione di registrazione appuntamento e l'icona per la registrazione dell'appuntamento.
Le informazioni da immettere dipendono dal tipo di agenda. Ad esempio per un'agenda dedicata ad esami radiologici verrà richiesto di fornire il nominativo del paziente, un eventaule recapito in modo da essere raggiungibile nel caso insorgano problemi da parte del titolare dell'agenda ed infine il tipo di esame da svolgere.
Tutte le informazioni sono tutte opzionali.
Una volta che tutte le informazioni necessarie per fissare un appuntamento (data e orario certamente, paziente e tipo di esame auspicabilmente e recapito ove fosse utile), sarà sufficiente utilizzare l'icona a forma di dischetto in alto a destra per eseguire la prenotazione dell'appuntamento e ricevere un messaggio di conferma o di errore.
Un possibile errore si manifesta quando due o più utenti cercano di fissare un appuntamento per la stessa data ed orario oppure se per l'orario selezionato non sono disponibili sufficienti slot per eseguire l'esame richiesto.
Altri errori potrebbero dipendere da collegamenti problematici con il server remoto o altre cause in genere segnalate in modo dettagliato nei messaggi.